Manejo de crisis: Actividades posteriores a una conferencia de prensa

Por: Oscar Rossignoli
Editor de www.imagen-empresarial.com

En un manejo de crisis la conferencia de prensa no termina con el acto en sí. Muy al contrario, son imprescindibles algunas tareas posteriores.

En primer lugar, es necesario elaborar un resumen de las intervenciones para enviárselo vía fax o correo electrónico urgentemente a aquellos periodistas que no asistieron a la conferencia de prensa y que nos lo soliciten.

Igualmente se enviará a aquellos otros que tengan un especial interés para la compañía, y también debe ser difundido entre el personal directivo.

Es fundamental en el manejo de crisis efectuar un seguimiento riguroso, primero en los medios audiovisuales y al día siguiente en los escritos, de la repercusión informativa de la conferencia de prensa.

Aquí es donde toma gran importancia el monitoreo de noticias. Se ha convertido en un elemento básico de las relaciones públicas en el manejo de crisis puesto que funge como un parámetro para medir y evaluar el impacto que tenga la publicación de noticias en los medios de comunicación seleccionados para tal propósito.

El monitoreo de noticias nos permitirá medir la cantidad de medios de comunicación que publicaron noticias acerca de nuestra conferencia de prensa, si transmitieron nuestros mensajes clave de acuerdo a nuestro comunicado de prensa y también podremos identificar la manera en que han tomado nuestra posición, ya sea de manera favorable, neutral o negativa en el manejo de crisis.

Te recomiendo enviar una carta personalizada a cada uno de los asistentes de agradecimiento por atender la convocatoria a la conferencia de prensa y por las publicaciones, poniéndote a sus órdenes por si quisieran ampliar o consultar acerca de los temas tratados.

Es conveniente en el manejo de crisis que esta carta aclares cualquier término o mensaje confuso o inexacto que se haya incluido en la cobertura, haciéndole saber que estás a su disposición para conversarlo y aclararlo.

Debes agradecerle también a los que asistieron y no publicaron, motivándoles a visitarte por si hubiera alguna duda o pregunta que no hicieron durante la comparecencia.

Incluye en esta comunicación la dirección exacta de tu oficina, tu teléfono directo, así como tu celular, y no olvides entregarles tu dirección de correo electrónico. Que ellos sientan que no hay nada oculto y que la prensa tiene acceso a la fuente informativa de primera mano, esto es muy importante.

Consejos útiles para el manejo de crisis:

•Mantén permanentemente actualizada una lista de todos los medios de comunicación, sus directores, operadores, periodistas y líneas de opinión de cada de ellos para saber a quién acudir para reaccionar en cualquier momento antes de convocar a una conferencia de prensa, incluso ten claro a qué periodista concederás alguna primicia, si se diera el caso.

•Al explotar una situación de crisis, conforma un equipo de respuesta rápida (voceros) para atender a la prensa cuando llegue a nuestras oficinas a buscar nuestra versión de los hechos, serán los titulares también en cualquier conferencia de prensa que se convoque. También conforma un equipo de suplentes (en caso de no estar presentes los del equipo de respuesta rápida).

•Ensaya, ensaya y ensaya antes de una conferencia de prensa: Revisa permanentemente tus estrategias de actuación y actualiza regularmente tu manual de preguntas y respuestas antes de presentarte a una comparecencia con los periodistas.

•Lleva a cabo simulacros de preguntas y respuestas con frecuencia, de esta forma identificarás fallas e identificarás al personal más idóneo para enfrentarse y atender a los periodistas.

•Los voceros deben ser entrenados con regularidad. Contrata a un especialista que instruya a sus voceros en un MEDIA TRAINING. Recuerda incluir en los ensayos a miembros de la respuesta gerencial y operacional en un manejo de crisis.

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